O que é uma administradora de condomínio?

Todo mês trazemos alguma novidade pra você. Já contamos o que faz um zelador e qual é o papel do síndico do seu prédio. Hoje, vamos falar de um novo modelo de administração: entenda como funciona uma administradora de condomínios.

A vida em condomínio pode ser desafiadora. Com empreendimentos cada vez maiores, o número de pessoas dividindo o mesmo espaço só aumenta. Além das questões que envolvem a convivência dos moradores, existe um aspecto que demanda muita atenção: como gerenciar essa verdadeira comunidade com qualidade?

Entre as soluções possíveis, muitos condomínios têm optado pela contratação de uma empresa administradora. Quer saber mais sobre como funciona uma administradora de condomínios? Então, siga a leitura e confira todas as informações que preparamos para você.

Como funciona uma administradora de condomínio?

Esse tipo de empresa vem ganhando força nos últimos tempos. Ela atua como peça essencial no auxílio ao síndico para gerir melhor o seu condomínio. Algumas de suas tarefas são: contabilização, receitas, despesas, elaboração da folha de pagamento, emissão de boletos, entre outras.

Mas como funciona exatamente uma administradora? Esse tipo de empresa conta com uma estrutura formada por profissionais de diversas áreas e é especializada na gestão dos diversos aspectos de um condomínio. Isso significa que ela pode atuar na área administrativa, financeira, jurídica e de recursos humanos.

Gestão administrativa

Nessa área, a empresa contratada vai controlar aspectos da administração do condomínio como:

• controle e armazenamento de documentos;
• cadastro e atendimento aos moradores;
• assessoria para a realização de assembleias e eleições de corpo diretivo e síndico, incluindo a emissão de circulares convocatórias e atas;
• levantamento de orçamentos e busca de fornecedores para realização de obras;
• monitoramento da manutenção dos equipamentos de segurança, assim como de certificados necessários emitidos pela Prefeitura e Corpo de Bombeiros, entre outros.

Gestão de pessoas

Já quando o assunto é a gestão de recursos humanos, a administradora de condomínio pode atuar realizando:

• recrutamento e seleção de funcionários contratados diretamente pelo condomínio;
• treinamento de pessoas;
• emissão de folha de pagamento e controle dos depósitos, impostos e direitos trabalhistas;
• gerenciamento de frequência, horas extras e férias;
• fornecimento de uniformes, EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) e criação da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes).

Gestão financeira

No aspecto financeiro, a administradora atende atividades como:

• realização de orçamento e rateio de despesas do condomínio;
• emissão de boletos de cobrança;
• pagamento de fornecedores, compras e gerenciamento da conta;
• prestação mensal de contas e emissão de balancete anual.

Gestão jurídica

Por fim, a administradora pode oferecer serviços de assessoria jurídica, contemplando:

• informações sobre as leis que interferem no condomínio;
• assessoria na elaboração e alteração do regimento interno e convenções do condomínio;
• ações de cobrança sobre inadimplentes;
• assessoria e acompanhamento de ações tributárias, trabalhistas e fiscal.

Esses são apenas alguns exemplos de funções que uma administradora de condomínio pode exercer. A determinação de suas atribuições, de fato, se dá via contrato, variando de acordo com as necessidades e escolhas dos moradores. Lembrando sempre que todas as decisões referentes ao condomínio devem ser decididas via assembleia, com a aprovação da maioria.

Além disso, as empresas que vêm surgindo no mercado oferecem serviços que tornam a convivência e a vida dos moradores mais fácil. As administradoras de condomínio devem tornar o convívio mais harmonioso possível e serve como ponte entre o edifício e os órgãos legais de fiscalização do país.

O custo de contratação desse tipo de empresa também varia. É comum a cobrança de uma taxa fixa, assim como do percentual sobre a arrecadação do condomínio, como pagamento pelos serviços prestados. Esse valor leva em conta diversos fatores, como a localização, o tamanho e a quantidade de unidades do empreendimento.

Qual é a diferença entre uma administradora de condomínio e o síndico?

Como falamos anteriormente, uma administradora de condomínio inclui vários serviços, como assessoria jurídica, prestação de contas, serviço e manutenção predial, contabilidade e recursos humanos. Ela desempenha o papel do síndico contratando pessoal, preparando a previsão de despesas, prestando contas, elaborando folhas de pagamento e outras atividades.

Entretanto, ela não substitui totalmente o papel de um síndico: a sua existência continua sendo obrigatória e essencial para o funcionamento do condomínio. Quando da contratação de uma administradora, o síndico passa a ter uma função, majoritariamente, de supervisão. É dele a responsabilidade de conferir se a empresa está realizando o trabalho corretamente, sempre buscando os melhores interesses dos condôminos.

Além disso, o síndico pode e deve estar sempre atento às oportunidades de melhorias para o condomínio. Isso vai desde a criação de políticas para economia de recursos e reaproveitamento de materiais até a construção de novas instalações, por exemplo.

Existem duas principais formas de contratação de administradoras: gestão completa e cogestão. Elas influenciam diretamente nas responsabilidades e funções atribuídas a cada parte.

Gestão completa

Na gestão completa, a administradora assume todas as funções de gerenciamento do condomínio. Assim, o papel do síndico fica restrito ao acompanhamento, à fiscalização e às cobranças sobre as ações da empresa contratada.

Cogestão

Já na cogestão, a administradora assume apenas algumas funções, normalmente as mais burocráticas, e oferece consultoria para as demais áreas. Assim, o síndico continua sendo responsável por realizar a maior parte das atividades relacionadas ao condomínio.

Vale lembrar que, juridicamente, o síndico continua sendo a pessoa responsável pelo condomínio, podendo ser responsabilizado criminalmente por eventuais prejuízos.

Quais são as vantagens de contratar uma administradora de condomínio?

Contratar uma administradora de condomínio não é obrigatório e o síndico pode exercer as mesmas funções que ela. Com esse raciocínio, fica complicado de entender como contar com esse tipo de empresa pode ser vantajoso, certo?

Pois saiba que uma administradora colabora em muitos aspectos da rotina do condomínio, como:

• contar com profissionais qualificados para cada área de atuação, seja contábil, jurídica ou administrativa, por exemplo;
• evitar a sobrecarga de trabalho do síndico, permitindo que ele tenha tempo para promover melhorias no condomínio;
• facilitar a cobrança de condôminos inadimplentes, sem desgastar a relação com o síndico;
• evitar prejuízos financeiros por desconhecimento de processos, leis e pagamentos necessários;
• contar com gestão mais eficiente, com rapidez e clareza nos processos, podendo resultar em economia e, consequentemente, diminuição das taxas;
• melhorar a qualidade na contratação e no treinamento de funcionários;
• realizar assembleias mais produtivas e direcionadas aos objetivos.

Apesar do custo extra, contar com uma administradora pode facilitar a rotina do condomínio e até gerar economias secundárias. O importante é que o contrato seja realizado dentro das necessidades dos condôminos, respeitando a sua realidade financeira. Assim, todos saem ganhando.

Entender o papel de cada parte na rotina de um condomínio é essencial para que você consiga esclarecer as suas dúvidas, garantir os seus direitos e ficar em dia com os seus deveres. Por mais que possa parecer um assunto complicado e cheio de aspectos legais, vale a pena prestar atenção e participar das rotinas, como assembleias e reuniões. Afinal, é com o engajamento dos condôminos que as maiores melhorias aparecem.

Gostou de saber mais sobre como funciona uma administradora de condomínios? Então curta a nossa página no Facebook e fique sempre por dentro das novidades do setor!